MENGELOLA EVENT JUDO

Perlu diketahui bahwa tulisan ini berdasarkan Kompetisi dari “sumber pendanaan” yang dicari secara mandiri dan bukan kegiatan yang pendanaannya bersumber dari suatu anggaran / bantuan tetap dari Pemerintah pusat atau Pemerintah daerah #SandroAcademy.

Tentunya kita semua sudah mengetahui bahwa event Kompetisi yang sukses memiliki KPI (key performance indicator) yang cukup jelas yaitu “ramai pengunjung, acara yang menampilkan suatu hiburan yang menyerupai sempurna dan jalannya event Kompetisi yang lancar/tertib” serta ditambah kunci sukses lainnya lagi. namun tidak bisa dipungkiri bahwa suatu event Kompetisi tentunya tidak akan selalu bisa mencapai semua keberhasilan diatas se-iring roda keberuntungan yang selalu berputar ditambah dari perbedaan selera dan keinginan peserta dan tentunya rekanan sponsor yang kadang sering berubah, dapat dikatakan kunci sukses suatu event Kompetisi tidak menjadi harga mati harus selalu “ramai”.

Sekali lagi, Sandro Academy tidak bermaksud mengajarkan, mengarah ke salah satu pribadi bahkan kelompok, namun hanyalah sebuah bagian dari proses tukar pikiran dan saling mengingatkan antar Klub agar perkumpulan selalu ingat untuk turut membangun Kompetisi secara sehat, berkualitas, bermutu dan memiliki nilai edukatif dalam banyak hal khususnya dengan melihat  Prestasi sebagai kiblat olahraga pada era ini.

Lalu, apakah bisa bila kita berkeinginan untuk mewujudkan sebuah acara kompetisi kreatif semisal Judo atau Jujitsu, tapi belum punya pengalaman sama sekali dalam membuat acara? Jawabannya adalah “mungkin” bisa, walaupun memang butuh sedikit perjuangan. Pengalaman inilah yang akan dibagi oleh Subhan Prasandra yang sudah beberapa kali membuat kompetisi Judo dan Jujitsu se-tingkat nasional. Meski bukan event besar namun beberapa kegiatan diantaranya telah diakui oleh sebagian besar peserta luar Indonesia sebagai salah satu kompetisi terbaik di Tanah Air. Tidak mudah memang. Selain tidak semua menginginkan kita sukses membuat event, ada kalanya juga saat dimana proposal acara yang dikelola oleh Subhan Prasandra ditolak sana-sini oleh sponsor (baca juga  Sponsorship : cara jitu mendapatkannya). Namun tekad Subhan untuk membuat sebuah acara kompetisi olahraga kearah kreatif lebih besar daripada rasa pesimisnya.

Menurut Subhan Prasandra, ada 3 Fase penting dalam membuat sebuah acara kompetisi yang kreatif dan cukup baik, yaitu :

Planning Phase

Dalam membuat sebuah acara, tentu perencanaan adalah hal yang utama. Sebelum lebih jauh dalam perencanaan membuat acara, ada 6 basic thinking yang harus kita penuhi terlebih dahulu, yaitu What, When, Where, Who, Why dan How. Kita harus tahu dulu mau membuat acara seperti apa, kapan dan dimana tempatnya, siapa saja yang menjadi target audiens kita, kenapa kita bikin acara tersebut dan gimana cara mengemas acara tersebut dengan baik. Dalam planning phase, ada beberapa hal yang harus kita rencanakan sebaik mungkin. Misalnya seperti bagaimana ide dan konsep dari acara, juga perencanaan biaya. Research juga jadi hal yang penting sebelum membuat sebuah acara. Tujuannya agar acara yang akan kita bikin bisa sekreatif atau minimal bisa sedikit berbeda dengan kegiatan sejenisnya. Nggak hanya jadi acara yang seadanya tapi juga acara yang bisa bermanfaat dan menarik bagi para peserta, sponsor dan pengunjung yang hadir.

Preparation Phase

Fase kedua adalah Preparation Phase. Persiapan setelah perencanaan memang merupakan hal utama kedua dalam membuat sebuah acara. Hal-hal yang harus dipersiapkan antara lain contohnya seperti sponsor dan desain. Sponsor dalam sebuah acara menjadi satu hal yang penting karena bisa mendukung pendanaan serta promosi dari acara tersebut. Semakin banyak sponsor yang bisa kita dapatkan, semakin besar acara yang bisa kita bikin. Untuk mendapatkan sponsor-pun, kita dituntut untuk bisa membuat sebuah proposal acara yang semenarik dan sekreatif mungkin. Agar calon-calon sponsor tersebut tertarik untuk mensponsori acara yang akan kita bikin. Dalam membuat acara, desain juga nggak kalah penting ! Desain poster acara yang unik dan kreatif, bisa menarik peserta sebanyak mungkin. Apalagi kalau kompetisinya juga menarik semisal mengundang peserta luar negeri. Bahkan, desain panggung dan tempat acara juga bisa jadi pengalaman tersendiri buat peserta. Pasti senang banget kan kalau datang ke sebuah acara yang desain tempatnya itu unik dan nggak biasa!. Tapi ingat, semua tidak mudah seperti yang terlihat mengingat untuk bisa belajar design, Subhan Prasandra membutuhkan setidaknya waktu 3 tahun untuk belajar photoshop.

The Day and Post Event

Fase terakhir tidak kalah penting ! The Day and Post Event Phase. Fase The Day adalah dimana ketika acara tersebut mulai dilaksanakan. Disini mungkin bakal banyak kendala yang nggak sesuai sama harapan, tapi kalau perencanaan dan persiapannya udah 100% pasti acara bakal berjalan selancar mungkin. Itu artinya, balik lagi ke perencanaan dan persiapan yang harus dipikirkan sematang mungkin terutama untuk ide dan konsep acara. Kalau Post Event adalah fase terakhir setelah acara tersebut selesai. Dalam fase ini biasanya kegiatan yang dilakukan adalah evaluasi. Tujuannya adalah untuk mengetahui kekurangan dan kelebihan dari acara yang sudah kita buat dan pastinya juga menjadi acuan untuk acara lainnya yang akan dibuat kedepannya agar lebih baik lagi. Nggak ada salahnya lho meminta kritik dan saran dari pengunjung dan peserta yang datang.

Itu adalah 3 fase utama yang sudah disampaikan oleh Subhan Prasandra untuk mengelola sebuah acara kompetisi. Jadi, jangan pesimis dulu ya kalau kita mau bikin kegiatan Kompetisi, tapi merasa belum berpengalaman dan takut acaranya jadi gagal. Karena di dalam membuat sebuah acara, yang paling penting itu bukan pengalaman, melainkan niat kemauan dan ide-ide kreatif. Yuk kita belajar bikin Kompetisi!

Tips Membuat Event

Setelah membaca tulisan diatas kemudian kalian berencana mengadakan event kompetisi dalam waktu dekat tapi kalian masih bingung bagaimana cara agar acara yang kamu selenggarakan nanti bisa berjalan dengan lancar? Untuk mengadakan acara yang sukses besar, Kalian tidak perlu sampai menggunakan jasa Event Organizer (EO). Hal terpenting yang menentukan kesuksesan suatu event adalah perencanaan yang matang dan juga kerja tim yang baik. Berikut setidaknya ada 7 tips dari SANDRO ACADEMY untuk menyelenggarakan event Kompetisi yang sukses.

Menyusun tema dan konsep acara

Tema dan konsep acara menjadi salah satu faktor utama yang menentukan kesuksesan sebuah event. Konsep yang menarik dan unik tentunya juga akan memberikan kesan tersendiri terhadap orang-orang yang terlibat dalam acara yang Kalian selenggarakan. Lakukanlah brainstorming ide bersama dengan semua anggota tim yang akan kamu libatkan dalam acara ini. Mintalah setiap orang untuk menyampaikan idenya masing-masing, kemudian lakukan voting untuk pemilihan ide konsep acara yang akan kalian gunakan. Memikirkan ide konsep acara secara bersama tentunya akan lebih menyenangkan daripada harus memikirkan sendiri.

Pembagian tugas yang jelas

Setelah menemukan tema dan konsep acara yang ingin diangkat, langkah selanjutnya yang harus kamu lakukan adalah membentuk kepanitiaan acara. Bagilah panitia dalam beberapa divisi dan pastikan setiap divisi memiliki tugas dan fungsi yang jelas. Jangan sampai ada anggota tim yang mengalami kebingungan saat menjalankan tugas dan perannya. Pastikan pula tugas yang kamu berikan kepada masing-masing anggota tim benar-benar sesuai dengan minatnya dan mereka memiliki rasa tanggung jawab terhadap tugasnya. Sebagai contoh masukan, Subhan selaku pelopor kompetisi Judo mandiri hanya memaksimalkan tenaga tidak kurang dari 4 personil dalam Prapersiapan dan kemudian baru memaksimalkan seluruh personil acara pada saat acara berlangsung. Tujuannya, agar kinerja dan pemikiran menjadi lebih maksimal.

Buat anggaran

Saat merencanakan sebuah event, jangan lupa pula untuk melakukan budgeting agar kamu tahu mengenai gambaran biaya operasional yang kamu butuhkan untuk acara tersebut. Buatlah list apa saja yang kamu perlukan, mulai dari perlengkapan yang harus dibeli hingga kisaran harga tempat yang ingin kamu sewa untuk menyelenggarakan kegiatan tersebut.

Jangan lupa pula untuk melakukan survei ke tempat yang sudah Kalian pilih untuk menyelenggarakan acara, mulai dari berapa kapasitas tempat duduk yang tersedia, apakah tempat tersebut sesuai dengan konsep acara yang akan Kalian selenggarakan hingga apakah lokasi tempat tersebut mudah dijangkau. Lokasi yang jauh dari pusat kota dan sulit dijangkau tentunya menjadi bahan pertimbangan apakah orang lain akan menghadiri Kompetisi yang kamu selenggarakan atau tidak. Oleh karena itu, pilihlah tempat yang strategis dan mudah dijangkau dari berbagai lokasi. Secara garis besar, Sandro Academy selalu membidik Mal sebagai pusat penyelenggaraan Kompetisi Judo dan Jujitsu. Selain tidak perlu lagi menyewa Pendingin ruangan, kegiatan sudah pasti ramai dipadati pengunjung yang penasaran melihat kegiatan yang sedang berlangsung.

Rencanakan rundown acara dari jauh-jauh hari

Banyak orang yang cenderung membuat rundown acara saat sudah mendekati hari H. Tapi cara itu justru bisa membuat acara kamu menjadi berantakan saat hari H karena kurangnya persiapan dari setiap anggota tim. Agar setiap anggota dalam tim memahami betul alur acara, buatlah susunan acara dari jauh-jauh hari. Dengan rundown acara yang jelas, pastinya seluruh panitia mengetahui arah acara yang akan digelar dan melakukan persiapan yang matang.

Buat timeline

Timeline menjadi hal yang sangat penting dalam mengontrol perencanaan acara, misal sudah sampai mana persiapan yang dilakukan, apakah setiap anggota sudah melakukan kewajibannya, apa saja yang masih kurang, sudah seberapa matang persiapan yang dilakukan dan sebagainya. Buatlah list apa saja yang harus dilakukan setiap anggota tim dan set deadline. Pemberian deadline ini bukan untuk menekan setiap anggota tim, namun untuk memastikan bahwa mereka tidak menunda kewajiban mereka. Jangan lupa pula untuk melakukan follow up terhadap semua anggota tim, apa saja yang sudah mereka lakukan dan apakah mereka mengalami masalah dalam melakukan tugas yang diberikan kepadanya.

Persiapkan Plan A, plan B

Perencanaan sudah sangat matang, tapi hanya karena tempat yang tidak memungkinkan acara kamu jadi batal, pasti nggak mau kan hal itu terjadi? Oleh karena itu, jangan lupa untuk selalu menyiapkan beberapa rencana. Jadi saat rencana A tidak memungkinkan untuk dilakukan, Kalian dan tim masih memiliki rencana B.

Teamwork yang paling penting

Konsep acara yang menarik, perencanaan yang matang dan tempat yang strategis tidak akan berarti apa-apa tanpa adanya teamwork yang baik. Bisa dibilang, kerjasama dalam tim menjadi elemen yang paling menentukan kesuksesan sebuah acara. Oleh karena itu, pastikan komunikasi antar sesama anggota tim berjalan dengan baik, jangan sampai komunikasi menimbulkan kesalahpahaman yang berujung perpecahan di dalam tim.

Komunikasi yang baik ini tidak hanya diperlukan saat merencanakan acara, tapi juga sangat diperlukan saat acara berlangsung. Setiap anggota tim pastinya ditugaskan di titik-titik yang berbeda dan berjauhan. Nah untuk mempermudah komunikasi antar sesama anggota tim, Kalian bisa melengkapi setiap anggota tim dengan Walkie-Talkie yang memungkinkan komunikasi dalam jarak yang cukup jauh.

Please share & like us :